Kapan bisnis butuh sistem, bukan sekadar spreadsheet?

Spreadsheet adalah alat yang sangat baik, dan sebagian besar bisnis tidak perlu menggantinya. Tapi ada titik di mana biaya memakainya berpindah dari biaya lisensi ke biaya kesalahan.

Tanda pertama: dua orang mengedit file yang sama

Selama satu orang memegang satu file, spreadsheet aman. Begitu ada dua salinan yang beredar lewat WhatsApp, yang terjadi bukan lagi pencatatan, melainkan rekonsiliasi. Waktu yang dipakai untuk mencocokkan versi adalah waktu yang hilang setiap minggu, dan jumlahnya bertambah seiring jumlah orang.

Tanda kedua: angka yang sama diketik lebih dari sekali

Nomor pesanan yang diketik di penawaran, lalu di surat jalan, lalu di faktur, adalah tiga kesempatan untuk salah ketik pada satu transaksi. Sistem menghilangkan dua di antaranya, bukan dengan bekerja lebih cepat, tapi dengan tidak meminta hal yang sama dua kali.

Kesalahan jenis ini jarang terlihat di laporan. Yang terlihat adalah keluhan pelanggan, barang yang dikirim salah, dan selisih stok yang tidak bisa dijelaskan di akhir bulan.

Tanda ketiga: tidak ada yang tahu status tanpa bertanya

Kalau pertanyaan “pesanan ini sampai mana” hanya bisa dijawab dengan menelepon seseorang, maka status itu sebenarnya tidak tercatat, melainkan diingat. Bisnis yang tumbuh akan kehabisan orang yang ingat.

Ini juga tanda yang paling cepat terasa oleh pelanggan, karena jawabannya berubah tergantung siapa yang ditanya.

Tanda keempat: laporan butuh satu hari penuh

Kalau menutup bulan berarti menyalin data dari beberapa file ke satu file baru, laporan itu bukan laporan, melainkan proyek bulanan. Dan karena mahal dibuat, ia dibuat terlambat, lalu keputusan diambil dari angka bulan lalu.

Yang tidak perlu diganti sekaligus

Pindah dari spreadsheet tidak berarti membangun seluruh sistem sekaligus. Itu kesalahan yang paling sering membuat proyek sistem gagal: lingkupnya terlalu besar, pengerjaannya terlalu lama, dan hasilnya baru terasa setelah setahun.

Hampir selalu ada satu proses yang paling sering salah dan paling sering diulang. Proses itu yang dikerjakan lebih dulu, dan sisanya tetap di spreadsheet sampai memang layak dipindahkan. Hasil dari satu proses bisa diukur dalam hitungan minggu, dan hasil itu yang membiayai tahap berikutnya.

Soal mana yang sebaiknya dibeli jadi dan mana yang dibangun sendiri, dibahas di tulisan ini. Cara kerja bertahap seperti ini, satu modul dipakai lebih dulu sebelum modul berikutnya dimulai, dijelaskan di halaman sistem bisnis. Untuk membahas proses tertentu, ceritakan alurnya.